○筑後市職員の旧姓使用取扱要綱

平成13年9月12日

告示第80号

(目的)

第1条 この要綱は、婚姻、養子縁組その他の事由によって戸籍上の氏を改めた職員が、改姓前の氏(以下「旧姓」という。)を職場において使用することに関し必要な事項を定めることを目的とする。

(適用職員)

第2条 この要綱は、一般職に属する職員に適用する。ただし、臨時的に任用される職員を除く。

(旧姓を使用することができる文書等)

第3条 旧姓を使用することができる文書等は、法令等に抵触するおそれがなく、かつ、職務遂行上支障がないと認められる文書等で、別表第1に掲げる基準のいずれかに該当するものとし、別表第2に掲げる基準のいずれかに該当する文書等については使用を認めないものとする。

(旧姓使用の承認申請)

第4条 職員は、旧姓を使用しようとするときは、旧姓使用承認申請書(様式第1号)により、任命権者の承認を受けなければならない。

2 旧姓使用承認申請書を受理した任命権者は、氏名変更届とともに、市長に合議するものとする。

(承認の通知)

第5条 任命権者が旧姓の使用を承認したときは、旧姓使用承認通知書(様式第2号)により、所属長を経て当該職員に通知するものとする。

(中止届)

第6条 旧姓を使用している職員が、その使用を中止しようとするときは、旧姓使用中止届(様式第3号)を所属長を経て任命権者に提出しなければならない。

(他の部局へ異動した者の取扱い)

第7条 旧姓の使用の承認を受けた職員で他の部局に異動した後も引き続き旧姓を使用するものは、旧姓使用者異動届(様式第4号)を任命権者に提出しなければならない。

2 前項の旧姓使用者異動届は、旧姓使用の承認を受けていたことを証する書類の写しを添え、所属長を経て提出するものとする。この場合においては、第4条第1項及び第5条の規定は適用しない。

(責務)

第8条 所属長は、所属職員の旧姓使用に関し、適切な運用が図られるよう努めなければならない。

2 旧姓を使用する職員は、旧姓を使用するに当たっては、市民、他の職員等に誤解や混乱が生じないように努めなければならない。

(委任)

第9条 この要綱に定めるもののほか、旧姓の使用に関し必要な事項は、市長公室長が別に定める。

附 則

この告示は、平成13年10月1日から施行する。

附 則(平成15年3月28日告示第34号)

この告示は、平成15年4月1日から施行する。

附 則(平成16年3月25日告示第38号)

この告示は、平成16年4月1日から施行する。

別表第1(旧姓を使用することができる文書等)

基準

1 専ら組織内部で使用され、職員の同一性の確認が容易にできるもの

事務引継書、回覧用紙、起案文書、決裁に係る押印、業務日誌

2 職員の権利、義務に係るもの等であるが、組織内部の関係にとどまるもので、職員の同一性の確認が容易にできるもの

1 休暇願、出張命令書、復命書、育児休業承認申請書、週休日の振替指定簿、時間外勤務命令書、職務免除申請書の名簿、営利企業従事許可申請書

2 財務会計帳票及び証拠書類のうち専ら組織内部で使用する文書(請求行為に係るもの及び委任事務に係る受任者の決裁を除く。)

3 対外的なものであるが、氏名の記載にとどまるもの等、特別な法律関係を生じさせるおそれのないもの

職員録、職員配置表、事務分担表、名札、名刺

別表第2(旧姓を使用することができない文書)

基準

1 公務員の身分関係に係わるもの

辞令書、履歴書、宣誓書、辞職願、異動等の申告書、専従許可、休職関係文書、病気休暇関係文書、法令等に基づく身分証明書(旧姓を併記することができる。)

2 職員の権利、義務に係るもの等で特別な法律関係を生じさせるおそれのあるもの

1 給与明細書、源泉徴収票、諸手当届、(認定申請書)、共済組合に係る文書、公務災害に係る文書、各種研修関係文書、各種健康診断関係文書

2 財務会計帳票及び証拠書類及び委任事務に係る受任者の決裁(例 旅費請求書、資金前渡職員氏名等)

3 公権力の行使に係るもの

1 許認可、立入検査、徴税等法令等に基づく行政処分に係る文書(例 差押調書等)

2 その他職員の身分に基づいて行う体外的な行政行為に係る文書

様式(省略)

筑後市職員の旧姓使用取扱要綱

平成13年9月12日 告示第80号

(平成16年4月1日施行)