○筑後市文書規程
平成16年3月25日
告示第30号
筑後市文書規程(平成2年告示第19号)の全部を改正する。
(趣旨)
第1条 この規程は、本市における文書の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。
(文書取扱いの原則)
第2条 文書は、すべて正確かつ迅速に取り扱い、常に整理して事務能率の向上に資するよう努めなければならない。
(定義)
第3条 この規程における用語の意義は、次のとおりとする。
(1) 文書 職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画(写真、フィルムを含む。)及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られたものをいう。以下同じ。)であって、職員が組織的に用いるものとして、市が保有しているものをいう。
(2) 部 筑後市部設置条例(平成15年条例第3号)第1条に規定する部をいう。
(3) 課 筑後市行政組織規則(平成3年規則第3号)第2条に規定する課、室及びセンターをいう。
(4) 電子署名 電磁的方式で記録することができる情報について行われる措置であって、次の要件のいずれにも該当するものをいう。
ア 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。
イ 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。
(5) 文書管理システム 電磁的記録により文書管理を記録するシステムをいう。
(文書の区分)
第4条 文書は、法規文書、令達文書、公示文書及び一般文書に区分する。
2 法規文書
(1) 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)の規定に基づき市議会の議決を経て制定するもの
(2) 規則 地方自治法の規定に基づき、市長又は法令による市の執行機関が、その権限に属する事務に関し制定するもの
3 令達文書
(1) 訓令 庁内一般又は特定の課等若しくはこれらの職員に対して事務処理又は一定事項につき命令するもので例規となるもの
(2) 内訓 上記に準ずるもので例規とならないもの
(3) 達 一般又は特定のものに対して、指示又は命令するもの
4 公示文書
(1) 告示 一定の事項を権限又は法令に基づいて公式に広く一般に対して公示するもの
(2) 公告 一定の事項を広く一般又は個人に対して周知させるため公示するもの
5 一般文書
(1) 庁内文書 本市の機関相互間において収発する一般文書
(2) 庁外文書 前号以外の一般文書
(文書事務の管理統括)
第5条 文書事務の管理統括は、総務部総務広報課(以下「総務広報課」という。)において行う。
(総務広報課長の職務)
第6条 総務広報課長は、本市における文書の管理を統括し、必要に応じて文書事務の処理状況に関する調査を行い、その結果に基づき主管課長に対し、必要な措置を求めることができる。
(課長の職務)
第7条 課長は、課における文書事務が適正かつ円滑に処理されるように職員を指導監督しなければならない。
(文書主任及び文書担当者)
第8条 課における文書事務を適正かつ円滑に行うため、課に文書主任及び文書担当者を一人置く。
2 文書主任は、課における担当係長又は主任主査の中から課長が指名し、文書担当者は、職員の中から課長が指名する。
3 文書主任は、課長の命を受け、課における次の事務を処理する。
(1) 文書の整理に関すること。
(2) 文書の保管、保存及び廃棄に関すること。
(3) ファイル基準表の作成及び管理に関すること。
(4) その他文書及び文書管理システムの管理に関すること。
4 文書担当者は、文書主任の命を受け、次の事務を処理する。
(1) 文書の受領、収受、配布及び発送に関すること。
(2) 文書上の事務処理が完結した文書(以下「完結文書」という。)の整理に関すること。
(3) 文書の保管管理に関すること。
(4) その他文書及び文書管理システムの処理に関すること。
第9条 削除
(文書の記号及び番号)
第10条 文書の番号は、次の表に掲げる区分によってそれぞれ追番号をもって記入しなければならない。ただし、往復文書は同一番号を用いる。
文書の区分 | 番号記入基準 |
法規文書、令達文書及び公示文書 | 暦年 |
一般文書 | 会計年度 |
(到着文書の取扱い)
第11条 到着文書(ファクシミリ、電子メール等で到着した文書(以下「電子文書等」という。)は除く。)は、総務広報課において受領し、次の各号に定めるところにより取り扱わなければならない。
(1) 受領した文書は、直ちに総務広報課文書連絡箱の区分に従い到着文書を区分けし、連絡箱により各課に配布すること。
(2) 書留、金券、配達証明等の文書は、特殊郵便物等整理簿により整理すること。
(3) 二つ以上の課に関連する文書は、その関係の最も深い課に配布すること。
2 電子文書等については、次の各号に定めるところにより取り扱わなければならない。
(1) ファクシミリを設置している部署又はメールアドレスを設定している部署において受信した電子文書等のうち、電子メールについては、画面上で当該部署で所掌する文書であると判断された場合、紙に出力したうえで、本規程に定める一般文書と同様の収受の処理を行う。ファクシミリについては一般文書と同様の収受の処理を行う。
(2) 画面上で所管が不明なものについては、総務広報課に転送する。他の部署の所管と判断されるものについては、当該部署に転送する。転送については電子技術による手法を用いてもよい。
第12条 削除
(勤務時間外文書の取扱い)
第13条 勤務時間外に到着した一般文書は、管理人室において受領し、次の各号により整理しなければならない。
(1) 受領した一般文書は、散逸しないように一括保管し、勤務時間になって速やかに総務広報課に引き継ぐこと。
(2) 緊急の処理が必要と認められるものは、総務広報課長に連絡し、その指示を受けること。
(文書の返付)
第14条 文書主任は、配布を受けた文書でその所管に属さないものがあるときは、直ちに総務広報課へ返付しなければならない。
(文書の収受及び受理)
第15条 課においては、配布を受けた文書を、次の方法により速やかに処理しなければならない。
(2) 課長は、前号の規定により回付された文書を直ちに審査し、自ら処理するもののほか、担当者に配布して処理させること。
(3) 課長は、受領した文書につき当該課で処理するのに必要な要件を備えていないと判断したときは、直ちに口頭又は文書により、その旨当該文書の発信者に通知し、返却すること。
2 課長が、重要な文書で直ちに処理し難いもの又は上司の指示を受ける必要があると判断したものについては、上司の閲覧に供し、その指示を受けなければならない。
第16条 削除
第17条 削除
(1) 起案文書には、起案の理由を簡明に記載し、関係法規その他参考となる事項を付記し、関係文書(電磁的記録を含む。)、参考資料等を添付すること。
(2) 起案文書には、文書番号、文書分類コード、起案年月日、開示・不開示の区分、保存期間等の必要な事項を所定の欄に記載すること。
(回議)
第19条 起案文書は、起案者又は内容を説明できる者が回議しなければならない。
(決裁)
第20条 起案文書は、筑後市事務決裁規程(平成3年告示第24号)の定めるところにより決裁を受けなければならない。
(合議)
第21条 二つ以上の課に関係ある事項については、関係の深い課から順次合議しなければならない。
2 合議を受けた文書について意見が合わないときは、上司の指示を受けなければならない。
(文書の審査)
第22条 議案、条例、規則及び規程並びに重要な告示、公告等の文書は、総務広報課長の審査を受けなければならない。
2 審査後事案が変更されたときにおいては、再度前項の審査を受けなければならない。
(起案文書の廃棄)
第23条 起案文書が決裁に至る中途で廃案となったときは、起案者又はその上司は、関係職員にその旨を連絡しなければならない。
2 前項の場合において、起案者は起案文書を廃棄し、その旨を文書管理システムに入力し、文書担当者へ回付しなければならない。
(文書の浄書)
第24条 決裁が終わった文書で発送を必要とするものは、主管課において浄書照合しなければならない。
(公印の使用)
第25条 浄書した文書には、筑後市公印規則(平成8年規則第1号)の定めるところにより公印を押印し、決裁文書と契字印(様式第4号)で割印しなければならない。ただし、次に掲げる文書については、浄書した文書の左上部に「(公印省略)」の表示をし、公印及び契字印の押印を省略することができる。
(1) 許可、認可、承認その他の行政処分に関する文書以外のもの
(2) 通知、照会等に係る文書で軽易なもの及び定例的なもの
(3) 発送する文書のうち法的効果を有しないもの
(4) その他公印を省略することが適当であると認められるもの
(文書の発送)
第26条 文書の発送は、郵送の場合は総務広報課で、電子文書等及び送達により発送する文書については主管課で行う。ただし、急を要するもの及び勤務時間外等やむを得ない郵送については、総務広報課長の承認を受け、主管課において取り扱うことができる。
2 郵送を要する文書は、所要事項を記載の上、総務広報課まで差し出すものとする。
3 郵送の場合は、料金後納郵便差出表又は郵便切手使用簿に必要事項を記載し、即日発送する。
4 庁内における文書は、総務広報課文書連絡箱及び庁内LANを利用して配布し、特に重要機密又は緊急を要する文書及び主管課で直接配布することが適当な文書は、主管課において配布するものとする。
第27条 削除
(文書の発信者名義等)
第28条 文書の発信者名義は、市長、行政機関の長その他法令により権限を有する者(委任を受けている者を含む。)の職及び氏名とする。
2 筑後市公印規則第9条及び第10条に規定する公印刷り込み及び電子印を使用する文書については、前項の規定にかかわらず職名のみによることができる。
(機密を要する発送文書)
第29条 発送文書で機密に属するもの又は親展の取扱いを必要とするものは、その文書及び封筒に朱色で「秘」又は「親展」の表示をしなければならない。
(文書の施行年月日)
第30条 起案者は、文書を施行したときは、その旨を文書管理システムに入力し、当該施行文書の原議書に、施行年月日を記入しなければならない。
(文書整理の原則)
第31条 文書は常に整理し、重要なものは天災地変に対して速やかに持ち出せるようにあらかじめ準備し、紛失、火災、盗難等の予防措置を講じておかなければならない。
2 課長は、第3条に規定する電磁的記録の管理に当たっては、改ざん、盗難、漏えい等を防止するために必要な措置を講ずるとともに、必要に応じ当該記録をコンピュータを用いて、直ちに表示できるようにしておかなければならない。
(文書分類表の作成)
第32条 総務広報課長は、別に定める文書の分類に従い、分類項目ごとのファイル名及び保存期間等を記載した文書分類表を作成しなければならない。
(ファイル基準表の作成)
第33条 課においては、文書の分類整理及び保管、保存等を適切に行うため、前条に規定する文書分類表に基づきファイル基準表を年度当初に作成しなければならない。
2 文書主任は、年度中途において新たにファイルを作成する必要が生じたときは、速やかにファイル基準表を修正しなければならない。
(未完結文書の整理)
第34条 事務処理が完結していない文書は、担当者において一定の場所に整理保管しておかなければならない。
(完結文書の整理)
第35条 文書担当者は、完結文書をフラットファイルにとじ込み、目次を付し、一定の場所に整理保管しなければならない。
2 完結文書は、会計年度及び保存期間が同一のものごとに整理し、保管しなければならない。ただし、会計年度ごとに整理することが適当でないものは暦年ごとにすることができる。
3 第1項の規定により難い完結文書については、他の適当な方法で整理し保管することができる。ただし、フラットファイル以外のものにより編冊する場合には、フラットファイルの表紙に表示すべき項目と同一内容の項目をその表紙に記載しなければならない。
(保管期間)
第36条 完結文書を課内に保管する期間は、完結した年度の翌々年度末までとする。ただし、完結後閲覧利用する頻度が低い文書にあっては、完結した年度の翌年度末までとする。
2 前項の規定にかかわらず、閲覧利用の頻度が高い文書又は機密取扱いを要する重要な文書は、必要な期間課内で保管することができる。
(文書の保存年限の設定方法及び種別)
第37条 文書の保存年限の設定方法は、次の各号のとおりとする。
(1) 法令、条例、規則、要綱等により保存年限が定められている文書については、それをもって保存年限とする。
(2) 時効が完成するまでの期間、証拠として保存する必要がある文書については、法令に定める時効の期間を保存年限とする。
(3) 契約に関する文書で、かし担保責任が定められているものについては、その存続期間を保存年限とする。
(4) 土地、建物等の権利を証する文書については、その権利が存続している期間終了後、その都度重要性に応じて保存年限を設定する。
(5) 許可、認可等をするための決裁文書は、当該許可、認可等の有効期限の日の翌年度から起算し、1年間保有するものとする。
3 前2項の規定にかかわらず、永久保存文書のうち保存期間が30年を経過したものは、保存年限の見直しを行うことができる。
(保存期間の起算日)
第38条 文書の保存期間は、当該文書の完結した日の属する会計年度の翌会計年度の4月1日から起算する。ただし、暦年によるものは、完結した日の属する年の翌年1月1日から起算するものとする。
(完結文書の引継ぎ)
第39条 主管課長は、保管期間の終了した完結文書(以下「保存文書」という。)を翌会計年度の8月31日までに総務広報課長に引き継がなければならない。
2 前項に規定する保存文書の引継ぎは、次の方法で行うものとする。
(1) 保存文書は、総務広報課長の指示に従い、分類記号順、作成年度順に書庫内の指定する場所に保存する。
(2) 図面、カード等製本に適さない文書は、保存箱に保存する。この場合においては、当該文書を収納した保存箱にフラットファイルの表紙に表示すべき項目と同一内容の項目を記載する。
(保存文書の利用)
第40条 職員が保存文書を利用するときは、総務広報課長の指示に従い貸出し記録簿に必要事項を記載の上行うものとする。
2 保存文書の貸出し期間は、7日以内とする。ただし、総務広報課長が必要と認めるときは、その期間を延長することができる。
3 利用中の保存文書は、いかなる理由があっても転貸、抜取り、取替え、書換え等をしてはならない。
(文書の庁外持出し禁止)
第41条 職員は、文書を庁外に持ち出すことはできない。ただし、保管文書については主管課長の、保存文書については総務広報課長の承認を得た場合は、この限りでない。
(文書の廃棄)
第42条 主管課長は、保存期間を経過した保管文書を廃棄する場合は、総務広報課長に通知して廃棄しなければならない。
2 総務広報課長は、保存期間を経過した保存文書を廃棄する場合は、主管課長に通知して廃棄しなければならない。
(歴史的文書の移管)
第43条 主管課長は、廃棄する保管文書のうち、歴史的又は文化的に価値があると認められる文書について、福岡県市町村公文書館条例(平成24年福岡県自治振興組合条例第1号。以下「公文書館条例」という。)に基づく福岡県市町村公文書館(以下「公文書館」という。)において保存するため、総務広報課長と協議の上、福岡県自治振興組合(以下「組合」という。)に移管するものとする。
2 総務広報課長は、廃棄する保存文書のうち、歴史的又は文化的に価値があると認められる文書について、公文書館において保存するため、主管課長と協議の上、組合に移管するものとする。
3 総務広報課長は、前2項の規定により組合に移管する文書(以下「移管文書」という。)について、目録を作成するものとする。
4 主管課長及び総務広報課長は、移管文書について、公文書館条例第7条第3項による協議があったときその他措置を講ずる必要があると認めるときは、適切に対処するものとする。
(廃棄上の注意)
第44条 廃棄する文書で機密に属するもの又は他に悪用のおそれがあるものは、裁断、焼却、溶解、消去等の方法で処分しなければならない。
(委任)
第45条 この規程に定めるもののほか、必要な事項は、別に定める。
附則
(施行期日)
1 この告示は、平成16年4月1日から施行する。
(筑後市文書管理システム検討委員会設置要綱の一部改正)
2 筑後市文書管理システム検討委員会設置要綱(平成12年告示第76号)の一部を次のように改正する。
第2条第4号中「平成2年告示第19号」を「平成16年告示第30号」に改める。
(筑後市消防本部火災調査規程の一部改正)
3 筑後市消防本部火災調査規程(平成8年告示第54号)の一部を次のように改正する。
第39条中「平成2年告示第19号」を「平成16年告示第30号」に改める。
附則(平成18年3月29日告示第55号)
この告示は、平成18年4月1日から施行する。
附則(平成18年12月25日告示第150号)
この告示は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成21年3月25日告示第18号)
(施行期日)
1 この告示は、平成21年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 この規程の施行の際、現に改正前の筑後市文書規程の規定によりなされた手続その他の行為は、改正後の筑後市文書規程の相当規定によりなされた手続その他の行為とみなす。
附則(平成22年2月17日告示第19号)
この告示は、平成22年4月1日から施行する。
附則(平成23年1月26日告示第16号)
この告示は、平成23年4月1日から施行する。
附則(平成23年3月31日告示第63号)
この告示は、平成23年4月1日から施行する。
附則(平成24年5月29日告示第127号)
この告示は、公布の日から施行する。
附則(平成25年3月13日告示第29号)
(施行期日)
1 この告示は、平成25年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 この告示の施行の際、現に改正前の筑後市文書規程の規定によりなされた手続その他の行為は、改正後の筑後市文書規程の相当規定によりなされた手続その他の行為とみなす。
(筑後市文書管理システム検討委員会設置要綱の廃止)
3 筑後市文書管理システム検討委員会設置要綱(平成12年告示第76号)は、廃止する。
附則(平成26年3月25日告示第45号)
この告示は、平成26年4月1日から施行する。
附則(平成27年3月20日告示第41号)
この告示は、平成27年4月1日から施行する。
附則(平成28年2月18日告示第35号)
この告示は、平成28年4月1日から施行する。
附則(令和3年5月17日告示第100号)
この告示は、公布の日から施行する。
別表(第37条関係)
文書保存年限に関する基準
種別 | 保存年限 | 基準 |
第1種 | 永久保存 | 1 条例、規則、その他例規となる決裁文書 2 議案、その他市議会に関する重要な書類 3 歳入、歳出決算書 4 職員の進退、賞罰等人事に関する文書 5 不服の申立、審査の請求、訴訟調停及び和解に関する重要な書類 6 市の沿革に関する重要な書類 7 廃置、分合、境界変更に関する文書 8 その他永久保存の必要がある文書 |
第2種 | 30年保存 | 1 将来参考となるべき官公庁の通達 2 調査及び統計で特に重要な文書 3 財産、財務に関する台帳、原簿で重要なもの 4 租税、その他各種公課に関する特に重要なもの 5 その他30年保存の必要がある文書 |
第3種 | 10年保存 | 1 国、県の訓令、指令、例規、重要な通知及び往復文書 2 許可、認可及び契約に関する重要な文書 3 予算、決算及び出納に関する帳票及び証拠書類 4 寄附、受納に関する重要な文書 5 租税、その他各種公課に関するもの 6 その他10年保存の必要がある文書 |
第4種 | 5年保存 | 1 補助金に関する文書 2 調査、統計、報告、証明等に関する文書 3 工事又は物品に関する文書 4 行政事務の施策に関する重要な文書 5 陳情に関する文書 6 災害救助に関する文書 7 その他5年保存の必要がある文書 |
第5種 | 3年保存 | 1 消耗品及び材料に関する受払簿 2 宿日直日誌、出勤簿、出張命令簿等職員の勤務の実態を証する文書 3 照会、回答その他往復文書 4 軽易な請願、届、通知等の文書 5 その他3年保存の必要がある文書 |
第6種 | 1年保存 | 1 軽易な文書 2 その他1年保存の必要がある文書 |
