【第6回 優秀賞】 これで解決!!個人所有携帯電話の公務使用

更新日 2013年02月28日
提案者 総務部総務課情報化推進係 係長 豊福 県一
現状・問題点
  • 公務使用の携帯電話については、平成18年度に事務改善委員会で議論したが、抜本解決には至らず当面の措置として「災害用(選挙用)携帯電話の貸与」という形式で対応している。(課題を残したまま)
  • 携帯電話はもはやコミュニケーションツールの主力である。
  • やむを得ず個人所有の携帯電話から業務上の連絡をとる場合があるが、公務使用分を切り分けて請求するでもなく、各人が自費で支払っているのが現状。
  • 仮に通話記録の提出により公務使用分を本人に支給する制度とした場合、とても煩雑な清算事務が発生すると共に、プライバシー配慮にも一苦労する。
  • 仮に通話料として、一定額を職員に支給した場合は、頻繁に使用している者とそうでない者との間に不公平が生じる。
  • 仮にビジネス用モバイルとして携帯電話を支給した場合、全く使わない月があっても基本料金が発生するため、無駄なコストとなる。(どこの企業も同じ課題を抱えている)
  • 緊急連絡網として、個人の携帯電話を使うことでのテストが進行している。料金体系も明確にしておかないと、少なからず問題意識を持つ職員の積極協力は得られない。
提案内容
  • 相手の電話番号の前に6ケタの番号を入力するだけで、業務用通話と認識し、その分は市役所への一括請求となるシステム「モバイル・チョイス」を導入します。

    ■モバイル・チョイスとは?
    アイエフネットが提供する、1台の携帯電話で公私分計とビジネス用番号通知を実現するサービス。個人用の携帯電話からでも、ビジネス通話は会社負担で発信でき、自動的に会社に請求されるので、公私分計のための煩雑な清算業務が不要になる。さらに、個人の携帯電話から発信の際でも050番号を通知できるため、ビジネスの相手先にプライベートの携帯電話番号を知られることがない。
実施に要する
費用(見込み)
初期費用も月額基本料も無料
各職員が必要に駆られて使用した分の通話料だけが請求される。
提案の効果 時間はかかりましたが、ようやく解決策が見いだせたと思います。自分も含めて多くの職員が納得するでしょう。

 

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